ビジネスにおいて必須になるスキルと言えば社内メールです。
何か社内の方と連絡をとるとき、どういった挨拶メールを書き出したらいいか悩む人が多くみられます。
こちらは「お疲れ様です」がビジネスマナーとして正しい書き出し方となります。
そこで、私がお伝えしたいことは「お疲れ様です」の正しい使い方と「お疲れ様ですに代わる言葉を使い分ける」ことです。
確かに社内メールで正解とされている言葉なのですが、一日に何十通ものメールのやりとりをしていると「お疲れ様です」を多用されることに違和感を持つ人が実は少なくありません。
また、上司に「お疲れ様です」はなれなれしいのでは?目上の方への社内メールはどんなことに気をつけたらいいか悩んでしまいますよね。
「社内メールの書き出し方に迷ってしまう」と悩んでいるあなたに、営業事務を十年経験し、一日に何十通とメールのやりとりをしていた私が社内メールの書き出し方についてご紹介します。
ぜひご参考にしてみてはいかがでしょうか。
社内メールの「お疲れ様です」の意味と代わる言葉の書き出し方とは?
「お疲れ様です」は相手を「労う」意味で、社内のみで使われている言葉です。
なので、上司や社長さんのような偉い方でも「お疲れ様です」で問題ありません。
例を書いてみました。
【例】
「お疲れ様です。営業部の〇〇です。」
といったように、役職関係なく書き出します。
「お疲れ様です」と声をかける相手の頑張りが成果につながらなかったとします。
しかし、時間や労力を費やして動いていること自体をこちらは受け止めるのです。
その気持ちを言葉に変えたものなので「お疲れ様です」は大切な言葉です。
そんな大切な言葉ですが、社内メールで「お疲れ様ですを多用されるとうんざりする」と感じている人が実は多くいます。
そこで、相手がうんざりしない「お疲れ様です」に代わる言葉の書き出し方をまとめてみました。
朝は「おはようございます」にする
私が営業事務をしていた頃、朝から「お疲れ様です」と書き出すことについて「まだ出社したばかりだから疲れてないよ」と言っている人をよくみかけました。
なので朝方は避けて使うのが望ましいでしょう。
出社から11時までの社内メールでは「おはようございます」が使いやすいのでおすすめです。
たとえ相手が朝にメールをみなくても、メールを送った時間がしっかりわかるので大丈夫ですよ。
頻繁にやりとりをしている場合
同じ人と何通もメールを交わす場合も「お疲れ様です」と書き出されることにうんざりします。
そう言った場合の書き出し方は
「たびたび失礼します」
「ご返信ありがとうございます」
「お忙しいところすみません」
「メールを何度もすみません」
このようにあまりかしこまらなくても大丈夫です。
「お疲れ様です」が続いてしまうな、と感じたら上記のような書き出し方がおすすめです。
社内メールは「お疲れ様です」以外に「お世話になります」はNG!?
社内メールで「お疲れ様です」以外に「お世話になります」が正しいと思っている人がたくさんいます。
しかし、お世話になりますは「援助を受けさせてもらいます」といった意味で、社外の取引先などに使われます。
なので、けっして社内では使わないように気をつけましょう。
社内メールの書き出しに悩むといえば、やはり上司とのメールのやりとりでしょう。
ここでは、特にやってしまいがちな注意点を書き出してみました。
社内メールで「お疲れ様です」以外の挨拶には注意が必要!?
「ご苦労様です」
「ご苦労様です」は、目上から目下の人に労をねぎらう場合に使う言葉です。
つい知らずに目上の方に使ってしまうと失礼にあたりますので、気をつけましょう。
「お久しぶりです」
前回のメールから間が空いてしまった相手とメールをするとき、つい「お久しぶりです」と書いてしまいがちですが、軽い印象になってしまいます。
こちらは「ご無沙汰しております」といった書き出し方が丁寧で良い印象を与えられます。
私は新入社員のころ、社内メールで上司に「ご苦労様です」を使ってしまった事があります。
もちろん、上司からは丁寧に挨拶の使い方について指摘がありました。
偉い人からミスを指摘され、どうしようと焦りましたが、指摘されたとおり目上の方に「ご苦労様です」は使わないよう約束しました。
そうすると、反省とともに正しいことを教えていただいた感謝の気持ちも生まれました。
メールに慣れていないと、周りから何かと間違えの指摘があると思いますが、ここは素直に謝りミスを直していきましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今は、直接よりもメールを通してコミュニケーションをとる機会が多くなりました。
社内メールにいちいち神経質すぎると思う人もいるみたいですが、同じ社内のコミュニケーションでもマナーや礼儀は必要なことです。
私は何度も社内メールを使ってやりとりをしていく中、相手に対して「信頼感」の気持ちが生まれてくるのが分かりました。
もちろん相手も私と同じように感じたでしょう。
形式的になる部分だからこそ手を抜かないのがビジネスメールマナーです。
ぜひこの記事を参考に、挨拶を上手に使って周りとコミュニケーションをとってくださいね!
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